Antragstellung über ethikPool
Die Ethik-Kommission an der Medizinischen Fakultät hat ihr Verfahren für die Einreichung von Studienanträgen umgestellt.
Seit dem 18.10.2021 werden alle Ethikanträge nur noch über das neue Onlineportal „ethikPool“ angenommen und bearbeitet. Auch die mit den Anträgen zusammenhängende Kommunikation (Nachreichungen, Nachträgliche Änderungen, DSURs, Abschlussberichte etc.) wird direkt über ethikPool bearbeitet.
Zur Nutzung von ethikPool ist eine Registrierung erforderlich.
Informationen zu den ersten Schritten erhalten Sie in diesem Benutzerhandbuch.
Antragsteller, die bereits Anträge über das bisherige Online-Portal eingereicht haben, können sich gerne NACH Registrierung in ethikPool mit uns in Verbindung setzten (telefonisch unter 09131 8522270 oder per Mail an ethikkommission@fau.de). Die meisten Antragsvorgänge konnten in ethikPool importiert werden, so dass wir dann Ihre alten Anträge mit dem neuen Benutzerkonto verknüpfen können.
Bitte beachten Sie, dass Ihnen für die alten Anträge lediglich die Antragsübersicht zur Verfügung steht und die eingereichten Unterlagen nicht verknüpft werden können. So haben Sie aber dennoch eine Übersicht über alle Anträge sowie deren Status und können Nachträgliche Änderungen zu noch laufenden Studien über ethikPool einreichen. Lediglich der Nummerierungsschlüssel des Aktenzeichens/der Antragsnummer hat sich leicht geändert (bisher folgte die Jahreszahl der Antragstellung auf die Nummer – neu kommt erst die Jahreszahl, dann die Nummer 21-XXX und wie gehabt der Buchstabencode für die Antragsart).
Die einmalige Registrierung zur ethikPool Instanz der Ethik-Kommission Erlangen-Nürnberg erfolgt über http://ethos-smartq.rrze.uni-erlangen.de
Bitte geben Sie bei der Anmeldung als neuer Benutzer so weit möglich Ihre Dienstadresse und Ihre dienstlichen Kontaktdaten an. Pro Benutzer und E-Mail-Adresse kann nur ein Account angelegt werden. Sollten Sie einmal Ihren Benutzernamen oder Ihr Passwort vergessen, können Sie sich diese jederzeit über die im Login-Fenster angegebenen Links „Benutzername vergessen?“ und „Passwort vergessen?“ an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse zusenden lassen.
Bitte geben Sie Ihre Zugangsdaten nicht an Dritte weiter. In ethikPool steht neu die Vernetzung von Anträgen an mehrere registrierte Nutzer zur Verfügung, so dass einzelne Anträge nun von mehreren Personen bearbeitet und eingesehen werden können (z.B. Doktorand und Betreuer oder Studienleiter und mit-zur-Einreichung-beauftragten Person). Dies kann über den Reiter „Vernetzen“ im Antrag eingerichtet werden.
Zur Einreichung eines neuen Antrags gehen Sie bitte in der Übersichtsleiste links auf die Rubrik „Anträge“ und klicken dort rechts auf den Button „Neuer Antrag“
Im nächsten Schritt muss eine Antragskategorie ausgewählt werden
- Klinische Prüfung (Arzneimittel)
für alle Studien nach AMG - Sonstige Medizinische Forschung
für alle Studien an denen ein Arzt beteiligt ist und die nach Berufsrecht (entsprechend §15 BO für die Ärzte Bayerns) beraten werden - Nicht-medizinische Forschung
für alle Studien ohne ärztliche Beteiligung, die nach §2 Abs. 1 der Satzung beraten werden - Anfrage
bei Fragen zur Beratungspflicht, oder bei Wunsch der schriftlichen Bestätigung, dass keine Beratungspflicht besteht - Bescheinigung für Förderantrag (z.B. DFG)
zur Einholung der Bestätigung, dass ein Forschungsvorhaben im Rahmen eines Förderantrags über ein bereits bestehendes Ethivotum abgedeckt ist
und dazu im Folgenden eine Unterkategorie
- Klinische Prüfung (Arzneimittel)
- AMG monozentrisch
- AMG federführend multizentrisch
- AMG beteiligt
- AMG beteiligt nachgemeldet
- Sonstige Medizinische Forschung
- Klinische Studie erstvotierend
- Klinische Studie nachberatend
- NIS (Arzneimittel) erstvotierend
- NIS (Arzneimittel) nachberatend
- Retrospektive Datenauswertung
- Einrichtung einer Biobank
- Klinische Studie mit Medizinprodukt (CE) erstvotierend
- Klinische Studie mit Medizinprodukt (CE) nachberatend
- Klinische Studie mit Proben aus votierter Biobank
- Nicht-medizinische Forschung
- Andere prospektive Forschung erstvotierend
- Andere prospektive Forschung nachberatend
- Restrospektive Datenauswertung -nicht-medizinisch-
Generell verwenden Sie bitte die Option erstvotierend, wenn der Antrag/die Studie zum ersten Mal einer Ethik-Kommission vorgelegt wird und die Option nachberatend, wenn bereits ein Votum einer anderen nach Landesrecht gebildeten Ethik-Kommission vorliegt.
Anschließend werden Sie Schritt-für-Schritt durch den Prozess der Antragstellung geleitet. Bearbeiten Sie Reiter für Reiter, in dem Sie die notwendigen Informationen eintragen und auf „Weiter“ klicken (so werden auch die im Reiter gemachten Angaben gespeichert). Im letzten Reiter „Einreichung“ klicken Sie zum Abschluss auf „Antrag einreichen“, die Geschäftsstelle wird automatisch darüber informiert.
Zur Einreichung von Amendments loggen Sie sich bitte in Ihren Account ein und gehen in der Übersichtsleiste links auf „Anträge“. Öffnen Sie anschließend den betreffenden Antrag und gehen Sie links oben auf den Button „(wesentliche) Änderung erstellen“. Sollten Sie einen Antrag nicht finden, wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle, die dann die Verknüpfung zu Ihrem Benutzerprofil einrichtet.
Bitte geben Sie im nächsten Schritt einen Vorgangsnamen ein (z.B. was das Amendment umfasst) und eine (Kurz-) Beschreibung. Außerdem werden Sie gebeten anzugeben, ob das Amendment Änderungen an bereits eingereichten Dokumente umfasst und/oder Änderungen an Prüfzentren und Prüfern.
Entsprechend der Auswahl werden Ihnen im Folgenden die Dateien angezeigt, die Sie austauschen können und/oder alle bisher gemeldeten Prüfzentren aufgeführt, so dass Sie diejenigen, die Sie ändern wollen, auswählen können.
Sofern es sich um komplett neue Unterlagen handelt (z.B. auch bei alten Anträgen, die nicht über ethikPool eingereicht wurden und zu denen keine Dateien in ethikPool hinterlegt sind), wählen Sie bitte trotzdem „Änderung an bereits eingereichten Dateien“. Im nächsten Schritt können dann weitere Dokumente auch außerhalb bestehender Rubriken über das freie Upload-Feld per Drag&Drop hochgeladen werden.
Über den Button Absenden wird das Amendment eingereicht, die Geschäftsstelle wird automatisch darüber informiert.
In geänderten Dateien markieren Sie bitte nachvollziehbar die vorgenommenen Änderungen (dies beinhaltet auch Streichungen) und fügen bitte ein Begleitschreiben bei, indem Sie die Änderungen kurz beschreiben und begründen.